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经理例会前要做好哪些准备?

在与经理例会有关的会务工作当中,秘书人员应忠实履行职责,努力做到有条不紊、万无一失。首先要按照会议主持人就本次例会内容的授意为会议准备有关的文件、资料和报表等,并就有关情况和数字做出最后的核实,以保证其准确无误。如需打印、复印时,需按照主持人的要求一一实施。
(一)收集议题
经理例会其最主要的内容是准备会议的议题,其意义在于提高例会的效率,以免出现议而不决的情况。因此,秘书应事先对议题进行收集。
1.发放议题表
例会召开的前三天,秘书应将空白的议题表(见表1-5)发给部门经理们,给各经理一个准备议题的缓冲时间。空白议题表应该一事一表。一张表上只填一个议题,这样便于秘书筛选议题。如果有部门经理在外出差,也应该通过电子邮件或者电话与其联系,由秘书替他填写。不能因为经理不在就不收集他的议题。
筛选议题是为了让例会在有限的时间内讨论最需要讨论的问题,确保会议的效率和质量。
例会召开的前一天,秘书应根据议题筛选原则将收上来的议题表进行筛选。一般来说,可以进入经理例会的议题主要有以下六点:
(1)方针与计划的制订。
①经营上重要的方针与计划。
②经营计划与经营方针的实施方案要点和对策。
③总经理认为有必要审议的其他事项。
(2)机构与制度事项。
①业务组织机构与业务规定、规程的制定、修改与废除。
②与子公司的业务关系、财务关系和人事关系的决策事项。
③各部门在业务上重要的报告、请示与联络事项。
④总经理认为有必要审议的其他事项。
(3)财务事项。
①10万元以上固定资产(无形资产)的获取、处理、租赁、借贷以及重要的改造事项。
②金额在100万元以上的长期资金(两年以上)的借入以及债务保证事项。
③金额在30万元以上的短期资金借入以及债务保证事项。
④对一方进行20万元以上的投资事项。
⑤对一方进行20万元以上的贷款事项。
⑥融资与集资事项。
⑦重要的对外担保事项。
⑧美元1万、日元100万的外币买卖事项。
⑨不良债权的处置事项。
(4)项目经营事项。
①重要的项目经营机会与风险事项。
②项目决策事项。
③项目的实施与监控事项。
④大宗交易事项;价值30万元以上的索赔事项。
⑤重要交易关系的建立与解除事项。
⑥销售渠道的选择事项。
⑦销售策略的选择事项。
⑧价格的决定、修改事项。
⑨总经理认为有必要审议的其他事项。
(5)办公事务事项。
(1)重要的人事任免、调动和赏罚事项。
(2)干部职工的晋升、提薪、奖金、津贴以及考核评价事项。
(3)人事招聘、录用事项。
(4)专家顾问的外聘事项。
(5)金额10万元以上的赔偿事项。
(6)金额5万元以上的办公事务开支事项。
(7)金额5万元以上的聘金、会费、交际费开支事项。
(8)金额3万元以上的招待接待费、差旅费开支事项。
(9)重要的涉外、公关事项。
(10)契约与诉讼事项。
(11)总经理认为有必要审议的其他事项。
(6)本规定以外的事项,除总经理认为有必要提交部门经理审议,决策权限归总经理所有。
筛选议题时间不宜太长,一般是半天或者一天,所以准备工作并不会太复杂。其最主要的内容是准备会议的议题。
一次会议议题不能过多或过少,一般以安排一至二个重要议题和一两个小议题为宜。
筛选议题最后的决定权在例会的主持人。当秘书将议题筛选完毕后,应交由上司签署意见,再将议题表退还给填写人。
3.议题排序
秘书将筛选出来的进入例会讨论的议题按重要程度予以排序,然后交由例会主持人签字。
(二)准备会议室
1.检查会议室准备情况
例会的会议室是相对固定的。一般选择在公司比较靠里面、设备也比较齐全的小型会议室。在开例会的前一天下午秘书要检查会议室的情况,如室内清洁、调温设备、茶具、饮水机等,具体工作如下:
(1)检查室内的光线、室温、通风和卫生情况,以使与会者在此开会时有个舒服的环境。
(2)检查为与会者所准备的必要的文具用品是否齐备并摆放得当,如铅笔、便笺、记录本等。
(3)检查会议所需使用的一些视听设备(如录音、幻灯、摄影器材等)的摆放位置是否得当,调试好各项要使用的设备,检查电子文件拷贝是否已准备充分、完好,电源是否可随时接通,如有不妥,应通知有关人员迅速解决。
(4)检查为与会人员提供的饮料和用具是否已准备好,并对是否符合卫生要求予以最后确认。
(5)对提供现场服务的服务人员进行必要的叮嘱,如传呼电话的方式和杜绝外来人员打扰等。
由于经理例会属于内部例行会议,会议的时间、地点、参加人员和秘书人员在其中所应承担的工作都相对固定并形成惯例。
2.例会会议室的座位安排
例会会议室的座位安排一般情况下都是以经理们自己的习惯位置就座,秘书可不做刻意安排。但是会议室的布置却需要秘书动心思。下图是一个公司用于例会的会议室参考图样:
(三)通知与会人员
一般来说,经理例会的时间和人员都是相对固定的,但是秘书不能因为时间和人员都固定就省去通知这一环节。因为部门经理平时事务多,
可能会忘记例会时间;另外经理例会常常要请一些职能部门的人员来参加,这些人的到会也需要秘书通知。
例会发送会议通知的方法:
(1)口头通知。口头通知即当面或电话通知。
(2)书面通知。书面通知即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。
经理例会一般采用书面通知和口头通知相结合的方式。秘书应提前一天将会议通知、会议议题及有关材料送达参加会议成员。
秘书还需要通过电话向承担经理例会具体事务的办事人员及服务人员询问有关会议准备工作进行的情况,并设法与被通知出席会议的人员取得联系,对其能否按时参加会议予以确认。对不能参加或不能按时参加会议的人员的有关情况,应及时向会议主持人报告,并就其原因予以说明。如能够参加会议者尚不够法定人数,会议可适当改期,这样不至于临时因人数不够,而延误了对一些特别重要的问题的表决。
(四)准备会议需要的文件资料和物品
1.文件资料准备
例会讨论议题时,通常要用到一些文件资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等),秘书要在确定议题之后将需要的文件资料准备好。
2.例会物品准备
(1)必备的会议用品。
一般情况下,经理例会需要准备的物品相对简单,有以下几种:
①文具用品。如纸、笔、记录本等。
②桌椅。
③茶具。如暖水瓶、保温桶、水杯、茶、饮料等。
④扩音设备、照明设备、通风及空调设备等。
(2)会议的特殊用品。
根据不同议题需求,经理例会有时也需要补充一些特殊的会议用品。例如,有选举议题时需要准备好投票箱、选票或者是电子投票设备等物品;表彰议题需要准备好奖品或证书;汇报或咨询性议题应准备好幻灯机、投影仪、摄像机等设备。
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