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组织经理例会的要点有哪些?

某电器有限公司的李总注意到在刚刚过去的一个月中,广告的投放量、广告质量和销售量都明显下降了,营销费用却没有减少,于是召集副总经理和部门经理开会讨论,希望能从中找到根本原因。然而会议开始后,生产部门的黄经理提出销售量的减少是因为销售渠道有问题,但市场销售部的李经理反驳说现在的销售渠道没有问题,有问题的是产品本身。于是与会者分为两派,在会议上激烈地争论起来。李总自己觉得似乎是产品有问题,但是会议已经失去了控制,最后会议毫无结果。
提问:
(1)为什么这次经理例会会失去控制,最终毫无结果?
(2)李总应如何组织一次经理例会?
分析:经理例会在召开之前,要明确会议的原因和目标,虽然大的原因是销售量的减少,但与其联系的目的是找到广告情况、销售费用与销售量升降之间的可能关系。销售渠道或产品问题不应成为会议的目的,更不应成为会议的主题。黄经理对会议原因和目的的不明确导致了会议最后的失控。任务引入
任务背景:3月初,美颜酒业有限公司将例行召开一次部门经理会议。此次例会由公司总经理主持,会上将讨论由各部门负责人提交上来的有关公司生产经营管理方面的议题。
林路作为美颜酒业有限公司行政秘书,需要做好此次经理例会的组织工作。
任务1:进行经理例会的准备工作。
任务2:做好经理例会的会中工作。
任务3:经理例会结束时,做好会后的工作。任务分析
经理例会是公司经理们研究经营管理中重大事项的会议,也是公司内部决策层召开的会议。会议规模一般不大,少则几个人,多也不过十来人。时间不长,一般开半天,所以准备工作不是很复杂。经理例会包括会前的准备工作、会中工作、会后工作。在会议前,我们必须了解例会时间的选择、收集议题、会议室的确定、通知与会人员、准备资料等相关知识;会议开始时,秘书要提前到达,做好会议室的准备工作,会中要做好会议记录;例会结束后,秘书人员要及时清理会议室,撰写会议纪要以及检查、督促会议决定的贯彻情况。
一、经理例会的含义
例会是依据约定的惯例每隔一定期限举行一次的会议。经理例会是指由本企业的经理们参加,研究经营管理中重大事项的办公会议,主要落实董事会议已确定的企业目标和方针,并通过具体的经营管理活动体现出来,经理会议受董事会的控制,在不违背董事会所确定的目标和原则的前提下,有权决定和处理企业管理经营活动中所遇到的一切问题。这类会议是例行的,通常每月一次或每周一次,与会者和会议地点都相对固定。
经理会议的成员由总经理、副总经理、总经理助理、董事会秘书、部门经理和办公室主任组成。在总经理认为有必要的情况下,可以要求部门经理以下级别人员参加,听取他们的意见。部门经理不得无故缺席经理例会,由于特殊原因无法参加时,必须由部门经理提前指定熟悉本部门事务的代表人员参加,指定人员必须上报管理部门备案。
会议一般由总经理召集并主持召开,总经理因故不能出席,可指定代理者,由其代理者召集并主持会议。其他会议成员可以通过书面或口头的形式,说明理由,申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下,召集和主持权获得者,必须尽早召集会议。
二、经理例会的内容
会议内容有以下几点:
(1)对上周或者上个月的工作进行总结,介绍工作的完成情况及进度。
(2)本周工作中存在的问题、问题分析及改善措施(要求每人必须提出至少两个)。
(3)所属工作有进展难度时,提出帮助请求,并集体讨论解决。
(4)其他临时性工作的完成情况说明。
(5)本周或本月工作部署及安排。
(6)协调各部门工作进度,使各项生产、经营活动按照预期目标有序进行。
(7)年度、月度工作目标的工作进度汇报。
(8)对涉及部门较多、对公司整体有较大影响的问题集体探讨。
三、经理例会的作用
经理例会可以实现有效管理,促进公司上下的沟通与合作。具体来说,经理例会主要有以下几个作用:
(1)对完成有困难的工作集体协商,并寻找解决办法,不能达成共识时,上报总经理办公会请总经理裁决。
(2)可以集思广益,提出改进性的工作方案,对涉及部门较多、对公司整体有较大影响的问题集体探讨。
(3)可以提高公司各部门执行工作目标的效率,追踪并改进日常管理工作,追踪各部门工作进度。
(4)可以协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配,使各项经营活动按照预期目标有序进行。
(5)对工作中出现的问题及时跟踪改进,对工作中的失误找出原因并及时改正、总结。
(6)探讨公司经营活动的最佳方案,并对各阶段经营业绩及时总结,以实现整体经营目标。
四、经理例会时间的选择
部门经理会议分两种,一是例会,二是临时会议。例会在一个固定时间内召开,如果例会日适逢节假日,或遇不测事件不能如期召开,则改定在适宜的日子召开。临时会议由总经理认为必要的时候召开。
经理例会时间的确定非常重要,因为例会的时间一旦确定下来,通常情况下都会长期不变地执行下去。所以,一旦会议时间安排不合理,对会议的不良影响将会持续很长的一段时间。秘书一定要为总经理选择正确的时间召开经理例会。一般来说,选择例会时间有如下规则:
(1)周二至周四是安排例会最合适的时间。周一和周五不适合安排例会,这是由于周一刚结束上周的假日,周五紧贴本周的假日,与会者很容易受假日活动的影响,不容易集中精力。
(2)上午8:00—11:00或下午2:00—4:00是安排例会比较合适的时间段。这些时间段里人的精神状态最好,也容易提高注意力,会议的效率也最高。而午饭后的时间是公认的任何人都容易懈怠的时间段,这个时间段开会效率最低,不适合安排例会。
在实际工作中,大部分公司都把例会安排在星期二上午进行。
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