（一）提前到达
开例会的当天，秘书要提前10分钟到达会议室做好会前准备：开窗通风，调好室内温度，打开饮水机，摆放好茶杯和茶叶。
（二）做好签到工作
（三）会场服务
会场服务包括分发资料、领位、维护现场秩序、处理突发状况等。
在会议进行过程中，如果秘书人员被安排做会议记录，那就应聚精会神地做记录。如果没有被安排做会议记录等具体工作，那么，秘书人员就应在会议室的最后一排并选择靠近门口的位置就座，或坐在会议室旁边的小传达室里。
在这种情况下，秘书人员的责任就是接传电话，应对一些计划外的造访和办理会议主持人根据会议正在进行的内容而临时交办的事情等。
在会议进行的时候，不是特别的电话一律不传呼，一般的电话秘书人员可帮助记录下来，在会议中间休息的时候，把电话记录递给当事人即可，只有当内容比较紧急的情况下，才立即通知当事人。如果会场比较大，可轻轻走到会场中间，把当事人叫出来接电话，绝对不可采取在会议室门口高声呼叫的做法。
（四）做好会议记录
经理例会是公司最重要的会议之一，因此必须有记录。记录工作一般由秘书承担。
1．例会记录的准备
做会议记录首先要准备记录本，记录本可以用活页的，便于取出存档。记录用笔可以用签字笔、碳素墨水笔，但最好的记录用笔是铅笔，铅笔记录便于记录后的整理。但铅笔易磨损，所以开会前要多准备一些。例会一般不允许录音，所以秘书要掌握一些快速记录的方法，才能更好地完成记录的任务。在开始会议讨论前几分钟，秘书要在记录本上将本次会议的基本情况先行记录下来：如本次例会是第几次例会、会议召开的日期与时间、会议地点、会议的主持人、与会者姓名、会议记录人、会议的主要议题等。不要等到经理们开始发言才写，这样会影响会议发言的记录。
2．根据例会记录的格式拟写例会记录
（1）例会记录的基本格式。
公司例会的记录是秘书的一件常规工作。例会记录不是写作，文字不能由记录者自行组织，只能照实记录。但记录还是有一定的格式，秘书应该掌握记录的格式。规范的格式会使记录显得条理清晰，便于阅读，而且例会的原始记录是公司管理方面的重要资料，因而要归档，规范的格式也便于归档和查阅。
（2）会议记录的内容。
会议记录应该包括下面的内容：
第一项是会议描述，包括会议的日期与时间、会议地点；第二项是参加会议人员名单，要将姓名与职务写出来，包括会议主持人、与会者、会议记录人员；第三项是缺席者的姓名及请假的说明；第四项将本次会议要讨论的议题按讨论先后的排序记入记录本中，便于下面正式讨论时记录；第五项是会议过程的记录，秘书宣读上次会议记录的内容，获得会议通过；第六项是会议讨论本次议题的原始情况。最后由记录员和主持人分别签名，结束会议。
经理例会会议记录应在一天内整理完毕，送交会议主持人核阅，核阅后应复印分发各出席人一份，传阅各出席人，并要求阅者签字为据。该份记录最后传回会议主持人，作为下一次会议的重要资料。
