晨会要安排一天的工作、生产，要激励员工以饱满的精神状态去完成这些工作和生产任务。只有经过周密思考的精心准备，晨会才能达到预期的效果，这就要求管理者在晨会前做好准备。文秘人员需要协助管理者组织和策划晨会，在部门晨会中的作用不可小觑。秘书要成功地协助开展部门晨会，必须要做到会前准备、会中观察和会后检查。
（一）确定晨会主持人
由各部门根据部门员工情况按轮流顺序或择优选择，安排主持人顺序。当晨会主持人外出时，由秘书协调通知下任主持人顶替。
（二）确定晨会主题和流程
（1）由各部门根据本部门实际拟定流程，一般由第二日晨会的主持人与部门领导等相关人员商定第二日晨会主题，提前确定第二天晨会的主题及流程，若次日晨会有公司高管参与，则应由该管理人员事先与高管协商后再确定主题。秘书则协助晨会主持人做好晨会策划，确定晨会流程。
一般部门晨会的流程及内容如下：
①问候。
晨会间，相互问好，拉近管理者与员工的距离。整个晨会适宜在以鼓舞为主旋律的氛围中进行。晨会主持人与员工的问候方式也可以是有节奏的鼓掌，这样可以让员工的注意力集中到晨会上来。
②晨操。
一般情况下，天气较好时在室外，员工站成队列做晨操，这样可以改善精神面貌，以高昂的心态迎接一天的工作。跳晨操是为了振奋精神，增强自信和员工凝聚力，也是一种企业文化。它能够激励员工有效率地工作，让员工有自信心，有上进心，积极做好每一天的工作。
③新员工介绍。
每位新员工入职当天参与晨会时，由主持人引导新员工做自我介绍，新员工需将自己的姓名、入职部门、岗位等情况告知大家，以便后期工作上的交流与协作。
④互动分享。
晨会中的互动分享可以让别人感觉到自己的感受，或者向别人述说自己的感受，这样有利于增进员工之间的感情，增进团队默契。经验分享可以让同事学习到身边人成功的经验，让获得赞赏的员工感受到公司对他的重视。通过有趣的晨会，使每位员工都能有的放矢，说得轻松，体验到主人公的角色，达到晨会的效果。
晨会互动分享可选项目：行业新闻分享、财经热点聚焦、员工风采展示、员工经验分享、读书心得分享、每日一句学习及讨论、每日一则（小故事）及讨论、员工内部发生的感动故事、表扬与鞭策、历史上的今天、生日祝福、互动小游戏等。
⑤通知或工作安排。
主持人可以在晨会时安排当天各位员工需要完成的工作，让他们清楚自己每天应该做什么、怎么做、正确的标准是什么等，这诸多问题都需要在晨会上做明确说明。此外，管理者还有必要在晨会上再做重点事项提醒，涉及安全防范、客诉履历、产品生产特殊技巧、自身的经验传承等，如此可起到事半功倍之效。
⑥温馨提示。
播报当天的天气情况或者当地的交通情况等。
⑦士气展示。
喊出公司的口号，这样可以提升员工的精神面貌，以高昂的士气面对一天的工作。
⑧结束晨会。
管理者根据生产计划、工作安排表设定当天的目标后，可以用问答的方式作为晨会的结束，诸如：“有没有信心完成任务？”员工则饱含激情地响应：“有！”良好的开端是成功的一半，如此总动员式的晨会，使人仿佛看到冲锋号已经吹响，胜利就在眼前。
（2）由主持人去搜集资料，策划主持内容，收集相关信息，准备第二日晨会上的行业笑话或趣事、公司新闻、行业新闻、历史上的今天等内容。一般文秘人员要协助主持人收集相关资料或信息，组织晨会内容，以保证晨会的质量和效果。
（三）确定晨会进行方式
一般晨会方式有室内就座会议、室内队列式会议、室外队列式会议等，这要根据已确定的晨会主题进行选择。秘书要协助整理队伍，原则上站成一排，或男员工一排，女员工一排，整齐划一。
（四）确定晨会场地、时间
（1）晨会现场是人员点到、活动发表、工作指导、生产总结、唤起注意、培训教育、信息交流的场所，一些部门经常选择室外开阔的空地作为晨会进行的场地。
秘书要根据晨会确定的主题和流程以及公司的实际情况，选择适合的晨会场所，确定是室内会议室，还是室外的空地。
（2）每次部门晨会时间控制在20分钟以内，晨会时间一般安排在每天早晨上班后不久，如果公司上班时间是8：30，那么每天8：35就是规定员工集合的时间。时间一旦定下来，就不要轻易改变，最好定期、定时举行。
（五）布置会场、准备所需的设备及物品
（1）布置好会场，可以营造好的氛围。如职场标语、口号、制度、团队经营成果上墙，桌椅摆放等，标语、口号和成果上墙应大方醒目，耀眼引人，桌椅摆放应适当有序，使会场有好的气氛。
（2）一般部门晨会所需的设备是电脑、音响和麦克风，用来播放伴奏音乐及体操音乐。晨会需要提供的材料有考勤表、笔、哨子、新闻素材、当日天气情况、主持人轮班名单、晨会流程表等。
（六）发布晨会通知
晨会召开前一天下班前秘书将晨会的时间、地点、流程通知到部门的每一位员工。
