要做好吃、住、行等各个方面的保障服务，使与会代表有宾至如归的感觉。
（1）饮食安排。会议餐饮以干净、卫生、可口为原则，以安排自助餐为主、围餐为辅，并提前预留用餐空间。要照顾少数民族代表、身体不适者的特殊需要，酌情将相关要求下达给酒店宴会部门。代表房间有配送水果的，可发温馨提示告知。
（2）宴请排位。会议一般不安排宴请。确有需要的，可安排一次欢迎或欢送宴会。宴请内、外宾的排位是有明显区分的，适用的原则不一样，一个是以左为尊，一个是以右为尊，但目前一般都认同国际惯例，逐渐接受以右为尊的安排原则。所以现在宴请内、外宾的排位均可按国际惯例来操作。具体宴请排位包括桌次及座次的排位，桌次的安排，可按照“面门为上，以远为贵，居中为尊，以右为佳”的规则进行；各餐桌之间的距离一般不少于1.5米，餐桌与主通道的距离不少于2米，与墙壁的距离不少于1.2米；座次的安排，同一张餐桌一般以面门居中者为上，对着门口、正中的位子为主位，其他座次以离主位的远近而定高低，右高左低（各桌的主位是同一方向）。中餐宴会，如有副主陪（第二主人），副主陪的座位在主陪的对面，一号客人在主人的右手，二号客人在主人的左手，三号客人在副主陪的右手，四号客人在副主陪的左手，以此类推。需要指出的是，主人的位置如遇有特殊的场景因素（如用字画或装饰品另外标示主位的方位等），应视情况确定。另外，西餐宴会，一般习惯用长桌，安排男女交叉就座或男女分坐，女士优先，其他与常规宴席排位无异。
（3）住宿安排。配置住房，要根据与会代表的职务、年龄、性别及健康状况，区别对待，综合考虑。副省级以上领导、重要嘉宾一般安排住套间，处级以上职务的代表、科研院校学术带头人、教授及外地嘉宾可安排住标准单间，生活有禁忌的少数民族代表也可安排住单间。老同志、女同志可尽量安排在向阳、通风、卫生条件好的楼层和房间。
（4）交通安排。会议期间，指定专人负责车辆调度工作，对车辆及驾驶员统一进行管理、调配，对路上交通进行疏导。代表住地离会场较远时，可安排摆渡车来回接送与会人员，并知会代表按时乘车、按车号人座。要预留机动车辆，随时保障领导、嘉宾用车；已纳人接待安排的，按接待预案派人派车。
（5）乘车排位。在一些正式场合，乘车也有座次排序的规矩，一般以“靠门为上、居右为上、方便为上、安全为上”，讲究近门为贵，右尊左低，驾驶员后面第一排通常为最佳位置。如车辆为小轿车，则一号嘉宾座位在司机的右后边，二号嘉宾座位在司机的正后边，随员座位则在司机的旁边，后边中间座位空着（为末位），一般不安排人员。如车辆为商务车，从方便出人考虑，座位顺序依次是：中排右座、中排左座、后排中座、后排右座、后排左座、副驾驶座。如车辆为中巴车，按惯例是离门近者为主座，司机后面第一排即前排为尊，由前而后，后面各排的座次依次递减。每一排座位的座次，讲究“右高左低”，自右向左依次递减。当然，排座要照顾到领导、嘉宾的坐车习惯，尊重其本人对座位的选择，他坐在哪里，哪里就是上座（如有的领导喜欢坐在司机正后面的座位上，那个位置隐秘性比较好，而且安全系数比较高）。另外，如果坐在商务车中排座位的嘉宾中途下车，随行工作人员应请后排坐的嘉宾改坐中排座位，这会让嘉宾体会到一种被尊重的感觉，也体现出一种会务精细化的服务。
（6）考察安排。安排参观、考察，是会务工作一项必不可少的内容。要指定专人，对考察项目、行车路线、行车时间、中途休息点及用餐点提前进行设计和勘察。条件允许时，可将考察活动安排确定下来，事先编人会议手册，让代表一目了然。出发前，还要进一步统计参观、考察人数，对人员进行编组，引导参观者按车辆编号上、下车；途中，安排人员介绍注意事项，讲解沿途人文景观及考察项目背景情况；考察完毕，再次清点人数，防止代表走散、漏乘车或上错车，保证考察人员平安归来。
（7）行走排列。在领导、嘉宾步行时，一般行走规则是以前为尊、前方高于后方、中央高于两侧、内侧高于外侧。
地面行走位次：一般情况下，应让领导（嘉宾）走在前面，主陪人员跟在其左后方1～1.5米处；在领导不认路的情况下，主陪人员可在其左前方1～1.5米处带路，身体侧向嘉宾，左手引导方向，不要背对嘉宾。
楼梯行走位次：上楼时领导（嘉宾）一般在前、主陪人员在后，下楼时主陪人员在前、领导（嘉宾）在后。对年纪较大的领导（嘉宾），主陪可在其外侧适当搀扶。上下楼梯时如需引导，工作人员走在领导（嘉宾）左前方约三个台阶的距离，身体稍向后侧，引导领导（嘉宾）单行行进和靠里单行。
上下电梯位次：电梯无人时，主陪人员先进人（按住电梯按钮），领导（嘉宾）后进入；电梯有人时，领导（嘉宾）先进，主陪人员后人；出电梯时，领导（嘉宾）先出，主陪人员在后。
上下飞机位次：副省级以上领导（嘉宾）由于乘飞机可走贵宾通道直达飞机悬梯口，上飞机时，领导（嘉宾）一般先上悬梯（在舱门口与送机人员挥手道别），随行人员后上；下飞机时，领导（嘉宾）一般先下悬梯（在舱门口与接机人员招手致意），随行人员后下。
（8）看望安排。会议间隙，可由有关会务负责同志带队，分组探望有关嘉宾及会议代表，了解人住宾馆相关的服务情况，征询对会务工作的意见，发现问题，及时纠正，或在力所能及的范围内加以改进。
