会场工作是会务的核心“软件”，对会议整体质量有着重要的影响。要安排细心、周到者主持相关工作，把控质量。
（1）迎接报到。对小型会议，可先准备好报到表（工作人员用）、签到表（花名册），按先签到，再发餐券（代表用券、司机用券）、住房卡、出席证、车证及资料的程序，接待与会代表报到。代表较多时，分摊位、分类别进行报到，并采用简单的记号签到，“√”表示到会，"×”表示缺席，“／”表示代表出席，"0”表示请假。对大型会议，可采用电脑签到。
（2）会场引导。代表较少不作排位或只作分类排位时，按由前及后的方式，引导与会者靠前就座，填满空位，确保秩序井然。代表较多需作整体排位时，在会场人口处放置事先印制好的座位表，并在会场两侧（过道）设立行数指示标记，引导与会者顺利就座。对与会领导、嘉宾的引导，按接待预案由相关人员负责，会前酌情引人贵宾室休息，开幕时引导其上主席台或前排相应位置就座。
（3）会场合影。重要会议需要集体合影的，应列入会议议程安排，并事先准备平面布置图及合影排位表。对内合影的位置安排：第一排一般为座位，第二排及后面各排为站位（相关人员呈阶梯式站立，通常不安排人员蹲着参加合影）。第一排领导、嘉宾的人数不论是单数还是双数，均按单主位原则排位，即排名第一位的领导居中，其他领导及嘉宾按排名顺序分别安排在其左右两边。涉外（国际会议）合影的位置安排：一般以站位形式合影，会议举办地领导（主人）居中，按礼宾次序，以一号领导（主人）右手为上，主客双方间隔排列，两边为主方人员把边。摄影现场由一名工作人员担任指挥，在相关会务人员的协助下，组织与会代表及时、有序地进人指定位置，避免蜂拥而上，保证摄影活动有条不紊地进行。
（3）会场催场。指定专人，现场跟进会议主讲嘉宾、发言人，并根据议程推进或更改情况，及时催促主讲人（发言人）上台演讲或就地发言，并注意提醒其把控发言时间。同时，及时招呼会间休息（茶歇）的与会代表进人会场继续开会。
（4）会场应急。场内应急：通常在会场第二、第三排位置，预留机动座位给会场应急、机动人员使用。一则及时与主持人沟通、联络（通过纸条、短信等）；二则为前两排与会领导和嘉宾传递临时信息、提供保障性服务；三则随时为与会代表提问提供无线话筒服务；四则监控会场、维持会场秩序，并灵活处置突发事件。场外应急：安排人员维持场外秩序，保证车辆停放有序，环境安静；酌情准备电力保障车，配备专业人士跟踪服务，确保停电之后立即供电等。
