各组职责
(1)秘书组
▲负责落实相关领导出席会议(含开幕式、晚宴、闭幕式等);
▲负责撰写和落实领导到会的讲话稿、会议主持词等;
▲负责会议期间临时性文稿的草拟、送审等工作;
▲负责会议前期及会中与会议代表的联络工作,包括邀请函(含代表、记者)的起草和寄发、落实参会代表名单和人数、代表往返航班、编制与会代表花名册(含住房安排、就餐席位、乘车安排)等;
▲负责会议资料的收集、编辑、印制等工作,包括领导讲话稿、大会论文、会议议程、会议须知等;
▲负责安排与会代表的席位(包括开幕式闭幕式主席台席位、会场席位、晚宴席位、照相席位等);
▲负责分组讨论的安排;
▲负责落实大会发言者的催场;
▲负责现场的资料拍照;
▲负责会议总结和会后成果运用的工作。
(2)宣传组
▲邀请国家级、省级、上海市及驻上海市的有关媒体到会进行宣传报道;
▲提供有关的宣传资料给与会代表,包括广东省××××××简介、上海市政府宣传资料等;
▲草拟并送审大会新闻通稿;
▲组织会议召开前后的媒体宣传。
(3)保卫组:
▲负责会议期间和参观考察活动中有关领导和与会代表的安全保卫工作;
▲负责会议期间与会代表的饮食卫生和医疗工作;
▲负责参观考察地点、内容和参观考察线路;
▲负责落实参观考察所需车辆;
▲做好参观考察现场组织指挥工作。
(4)外勤接待组
▲编制领导和与会代表往返航班名册;
▲负责×月××日与会领导和代表往返上海机场、上海火车站、上海火车东站、南海会议酒店之间的接送;
▲有关中央领导实行一对一迎送;
▲负责落实和安排大会所需的车辆;
▲负责大会召开期间领导和与会代表迎来送往的车辆调度;
▲负责司乘人员的管理(包括饮食和住宿所需)。
(5)内务组
▲接待报到(含准备代表报到时所发的资料袋和袋内资料及物品,如各种证件、餐券),收取会务费、住宿费;
▲吝种证件的制作;
▲住房安排;
▲就餐和晚宴安排;
▲主会场、分会场、套会会场的准备;
▲会务房值班;
▲工作设备的准备(电脑、打字机、传真机、复印机、A3纸和A4纸等);
▲照集体相的各项工作(联系相关照相单位、选位、现场指挥、×日将照片发给代表等);
▲开幕式、闭幕式为嘉宾佩戴胸花;
▲会议茶歇安排;
▲会议现场迎宾、引导;
▲返程票务;
▲各种费用的结算和报账;
▲纪念品(酌情)保管和发放。
注:会务组此处分为五个小组,主要是尊重上海方面的意见,便于对外开展工作。事实上,内部运作仍然按三个小组来安排,即秘书与宣传组、外勤与保卫组、内务组。