1.场外环境布置
修理酒店外花草树木,布置门口花坛,清洗、检修喷泉、路灯及旋转餐厅,并在酒店大门外悬挂欢迎横幅。工作人员根据规定,在市中心区域花园酒店门外悬挂横幅,向有关部门履行相应的报批手续。例如:
关于申请在花园酒店大门悬挂次迎横幅的函
上海市市容环卫局:
经省人民政府批准,中国××××××和上海市××××××将于2005年×月×日至×日在上海花园酒店举办“中国(上海)政府管理创新国际研讨会”。届时,来自欧美、东南亚等二十几个国家和地区的著名专家、学者,以及受邀的国家和省领导均出席会议,参会人数预计400左右。
为办好这次研讨会,树立上海良好形象,经与花园酒店协商,拟向贵局申请于×月×日至×月×日期间,在花园酒店大门上悬挂欢迎横幅,内容为“热烈欢迎参加中国(上海)政府管理创新国际研讨会的嘉宾,Warmly welcome participants of International Conference on Government Management Innovation,Guangdong,China”。
妥否,请审批。
附件:省领导同志在省××××××《关于继续筹办“中国(上海)政府管理创新国际研讨会”的请示》上的批示
上海市××××××
二〇〇五年×月×日
2.会场布置
一是设备布置。主会场、分会场同声传译系统设备的安装、调试;音响、视屏、投影设备的设置及调试;指示牌、礼牌、背景板的放置及调整;大会报到处、新闻中心、外宾接见室、贵宾休息室的布置及整备。
二是人员“彩排”。引导人员的站位及手势;报到人员的流程预演;录音、录像、速记人员的定位;会场监控人员的观测、走位;翻译人员、一对一接待人员的现场踩点。
三是座位安排。主会场、分会场、外宾接见室的座位安排,按预先编制的方案操作,并在与会代表报到时分发。