笔者综合以往组织大型会议的经验与教训，梳理、归纳出办会过程中必须重视或留意的如下几个问题。
（一）会务管理扁平化
要将“一人抓总，分工负责”作为办会的首要原则确定下来，不折不扣地贯彻执行。坚决服从一人指挥，避免多头指挥，确保统一部署、统一安排、统一步调。
（二）会务分工明晰化
根据会务总目标，将会务工作分解、分配到位，实现科学、合理地分工、使分工协作（如A/B角）、相互补位、责任到人的工作理念落到实处，以划清边界与责任，体现担当与合力。
（三）会务人员精干化
“兵不在多而在精，将不在勇而在谋”，以工作量相对饱和为准则，由办公室（综合部门）工作人员为主来承担会务，并由其负责到底，一般不临时抽调其他人员，确保会务工作的稳定性与持续性。
（四）会务信息对称化
从某种意义上说，会务工作是“流水”作业，容易因“信息不对称”而受到“梗阻”。所以会务分组时，每一组要有一人充当信息员，第一时间将信息传递给其他组（信息员），并传达给组内每一位成员，为会务工作无缝衔接奠定基础。
（五）会务应变及时化
要未雨绸缪，编制会务接待、会议考察、会场应急等预案，以此缩短工作人员反应与处置的时间。根据现场临时变化的新情况及相关方面的新要求，对事先无应对之策的突发事项要因地制宜，以变应变，敢于负责。另外，面对新问题、新需求，要坚持首问负责制，及时提供全程代理式跟踪服务。
（六）会务细节严密化
在会议运作过程中，要精益求精，于细微处见功夫，缜密思考细节，发现细节、观察细节、沟通细节、处理细节，把简单的、普通的事情做得尽善尽美，把复杂的、零乱的事情做得滴水不漏，使会务各项细节工作有条不紊地顺利推进。
（七）会务服务温馨化
要热情办会，努力用优质的、零差错的服务“软件”弥补某些硬件上或多或少的不足。会务人员要全情投人，热烈款待、热情微笑、热心服务，时时处处体现温馨的感染力，提高会议接待水平和服务质量，以满足参会代表“五星级”服务的要求。
（八）会务运作高效化
要注重提升会务人员的综合素质，苦练内功，练就团队熟练办会的硬功，切实提高办会效率。尽量避免会前“一日一会”或高频率的重复小会，防止会前打无谓的疲劳战、消耗战，做到规范办会、流畅办会、高效办会。
（九）会议流程简便化
分析会议发展的趋势，简化程序、减少环节、去除“繁文缛节”势在必行。如：会议不设主席台，只设发言席；不介绍领导与嘉宾，直接进人会议议程；会场确需排位的，不搞论资排辈，只按代表姓氏笔画或姓氏拼音字母顺序简单排序；就餐排座避免官本位主义，按抽签结果就座或自由就座；等等，逐步树立开会、办会新风尚。
（十）会议模式国际化
效法、遵循国际惯例，国内会议与国际接轨的态势越来越明显。如：推行“圆桌会议”，淡化主次之分，消除贵贱之别，争取平等交流、自由会谈；改变国内关于座次排列方面“左为尊”的传统习惯，对内的会议活动排位排序，也渐渐遵从国际上一向认同的“右为上”原则；等等。
（十一）会议硬件集成化
随着电子信息技术的快速发展，多媒体应用的日趋成熟，会议使用的“硬件”设备正在不断被更新换代，并逐步和会议相关“软件”交叉融合，向系统化、集成化、智能化迈进，使得会议的组织形式发生着深刻的变化，会议直接覆盖、辐射的范围也大为扩展。如电视电话会议，通过集成一个视讯平台，不但实现了会议信号的远程传输、图像声音的同步在线，还满足了参会人员的实时交流需求，其提高会议效率的功能作用显而易见。
（十二）会议发展无纸化
顺应资源节约型社会发展的要求，会议组织运作方式也应与时俱进地加以改进，推进到一个新的阶段——“无纸化”办会阶段。借助多媒体会议终端配备和“低功耗”流程设计，将会议签到、实时发言、交流讨论、投票表决、文件和数据服务、同声传译、视频显示等进行一体化技术“交换”、整合和革新，通过全电子模式实现交互式会议控制和管理，以期便捷、高效地操作实施“无纸化”会议，这将是今后会议转型升级与持续发展的必由之路。
